Vårt touchpanel og dens funksjoner

Denne uken har vi brushet opp vårt touchpanel litt.

Historie

For noen år siden laget vi en enkel webapplikasjon for inn/ut-stempling, slik at det ble enklere å holde styr på fleksitid. Dette var et stort fremskritt fra tidligere bruk av excel-ark. Excel-arket hadde den funksjonen at det var veldig lett å glemme, så webapplikasjonen måtte gjøres så enkel å bruke og lett tilgjengelig som overhodet mulig – slik at tid faktisk ble registrert.

Konklusjon: Touchskjerm ved døren 🙂

 

Dashboard

Selve «dashboardet» på skjermen består av navigasjon i toppen, rullering av nyheter basert på RSS og været fra yr.no nederst.

For optimalisering av hastighet, samt for å følge diverse retningslinjer fra nyhetsleverandører og yr, så buffres innhold i lokaldatabase og oppdateres dersom innhold er eldre enn 1 time. Nyhetene er klikkbare og åpnes i en popup med iframe. På denne måten har man mulighet til å få med seg siste nytt i det man kommer på jobb om morgenen, noe som bl.a. er viktig i IKT mtp. sårbarheter og lignende.

Det er også laget et mørkt og et lyst design som byttes automatisk ut fra klokkeslett.

Litt om Timebanken

Timebanken er veldig enkel og tilpasset vår hverdag. Den inneholder stort sett en database med inn og ut tid.
Den har med tiden fått funksjoner som:

• Støtte for mange registreringer pr. dag.
• Automatisk generering av avspasering/fleksitid ved inn/ut-stempling, ut fra kjernetid.
• Inn/ut-stempling med SMS.
• Støtte inn/ut-stempling med våre adgangskort.
• Enkel redigering av tidspunkt, som splitting av tid (f.eks. splitting av en hel dag til fleksitid, overtid, osv…).
• Støtte for flere avdelinger.

Den automatiske genereringen av avspasering/fleksitid er kanskje den funksjonen som det er brukt mest tid på, da denne har mange sjekker. Det sjekkes bl.a. om det skal beregnes på aktuell bruker, om den er kjørt på tidligere på samme dag, om man er innenfor kjernetid, osv… Dette er viktig for å unngå at man får 6-7 timer avspasering om man kommer tilbake å jobber en time på kvelden 🙂

 

Timebank på touchskjermen

Til å begynne med kjørte timebanken på en 7″ lilliput touchskjerm, men etter hvert som det ble lagt mer funksjonalitet på skjermen, ble det investert i en Acer 23″ for å få litt større plass til å navigere. Skjermen er tilkoblet en standard Lenovo stasjonær, som kjører to skjermer; touchskjerm og telefonstatistikk. Webapplikasjonen kjøres i Google Chrome med fullskjermsvisning.

Touchskjermen lar ansatte hovedsaklig stemple ut og inn ved å klikke på seg selv og deretter på en stemple-knapp. Ansatte som vises hentes ut fra avdelingsstruktur. Hvilken avdeling som skal vises er basert på pålogging. Man logger på skjermen ved å velge avdeling og trykke inn tilhørende pinkode.

Det er lagt til enkle funksjoner som å logge inn/ut med annen tid, dersom man kommer eller drar til annen tid pga. oppdrag, møter og lignende. Samt at man også kan bla mellom dagene for kjapp oversikt – men all administrasjon og behandling av allerede registrerte tider tas via vår «jobb-portal» på intranettet.

Ved siden av skjermen er det montert en USB-kortleser, som leser en ID ut fra våre adgangskort. Denne ID-en lagres mot en bruker, slik at man kan «beep» kortet for å stemple inn/ut 🙂

SMS

Glemmer man å stemple og man allerede er på vei hjem, kan man sende SMS med kodeord for å stemple ut nå eller til oppgitt tidspunkt. Det er også laget mulighet for å sjekke om man er innstemplet eller ikke.

Automatisk utstempling

Kl. 22 hver kveld sendes det ut en SMS til alle som er fortsatt pålogget, med spørsmål om man har glemt å stemple ut. Da har man mulighet til å stemple ut med SMS eller utsette automatisk utstempling. Om ansatte ikke gjør noe mer, vil man bli automatisk utstemplet med en time minus i fleksitid – dette er for at man skal «tvinges» inn for å korrigere.

 

    

 

Matfordeling

Da det manglet kantine på jobben en periode, ble det behov for en løsning som kunne gi oss rimelig og fersk mat. Mange av oss kjøpte hele brød som ble kastet, da ingen rakk å spise opp brødet før det ble gammelt. Det ble da utviklet en enkel fordelingsapp for mat, som lar oss kjøpe inn mat som kan deles med alle. Dette betyr at alle kan dele på et brød og få en rettferdig fordeling på kostnadene.

Handling av mat og registrering av varer

Man handler mat på butikken og skanner inn kjøpte varer ved hjelp av en strekkodeleser på touchskjermen. Hvis varen ikke finnes, må den registrert manuelt inn med navn, strekkode, pris, antall og et bilde som tas med tilkoblet webkamera. Hver vare er satt opp med pris på vare og antall enheter i hver pakke.

Ting som smør, ketchup, agurk og lignende er det ikke alltid like lett å fordele – men utgjør svært liten kostnad i det store å hele, så det tas sånn cirka.

Når man skanner inn en vare som er kjøpt, har man mulighet til å endre pris, da prisene i butikken endres ofte. Etter varen er skannet inn, får den en positiv lagerstatus og personen som handler får en økning på sin personlige økonomiske «konto».

Lage og spise mat

Når en ansatt smører seg brødskiver, med f.eks. ost og skinke – trykker man bare inn dette på touchskjermen etter, akkurat som i en nettbutikk. Man får da opp et totalt beløp som blir trekt fra sin konto når man trykker fullfør.

Matfordelingen baserer seg på at man faktisk kjøper inn varer som de fleste spiser. Mat som ikke spises av flertallet blir enkelt og greit holdt utenfor systemet.

 

Balanse

Vi kjører et oppgjør av forrige år, i starten av hvert nye år. Dette gir enklere tall å jobbe med (mindre «snylting») og enklere for ansatte som kommer og går. Oppgjøret beregnes prosentvis ut fra de som har pluss på konto, mot de som har minus.

Om en ansatt har 50% av alle plussbeløp, må alle med minusbeløp betale 50% av sitt beløpet direkte til den ansatte med pluss. Dette var litt vanskelig i starten da man må kreve inn penger på tvers, men har gått mye bedre i år når man har mobilapplikasjoner som lar deg overføre ved få tastetrykk.

 

 

Utviklingstid

Det er ikke registrert noen utviklingstid på dette prosjektet, da det er tatt som rykk og napp over flere år. Det kjøres også på et intranett, som gjør at nivå på sikkerhet kan legges på en standard nivå. Om jeg skulle ha laget det samme i dag, så har nok ikke dette vært mer enn en ukes prosjekt vil jeg tro. Det er brukt mye tid og forskning på SMS, adgangskort og tilknytninger, som ikke er tatt med i estimatet – men dette er tjenester som brukes på veldig mye mer enn akkurat dette.

Konklusjonen er vel at verktøyet gjør oss mer effektive, kan enkelt integreres med våre egne systemer og koster mindre enn en tredjepart.