Skrive saksframlegg og partsbrev

  • Klikk på funksjonsikonet på fanen Journalposter
  • Velg «Nytt saksframlegg» fra menyen
  • Fyll ut tittelen på saksframlegget. Denne skal være beskrivende for innholdet, og blir også tittelen som står i møteinnkalling.

Sette på utvalgsbehandling

  • Gå til fanen Behandlinger
  • Velg Ny utvalgsbehandling
  • Legg til utvalgssakstype.
  • Velg det riktige utvalget i nedtrekksmenyen Utvalg
  • Behandlingstatus settes til KL – klar fra saksbehandler og godkjent av leder
  • Finn riktig møtedato i nedtrekksmeny for Møte ID.  Skulle datoen mangle, ta kontakt med utvalgssekretær, slik at han/hun legger inn kommende møtedatoer.
  • Skal saksfremlegget behandles i flere utvalg? Sett evt. på ny behandling på neste utvalg

Ferdigstille saksframlegg

Når du satt på utvalgsbehandling, har du to veier å gå.

  1. Saksframlegg med vedlegg: Trykk på Lagre. Følg oppskrift for å legge til vedlegg . Når du har lagt til vedlegg(ene), trykk på nytt tekstdokument og velg mal for saksframlegg.
  2. Saksframlegg uten vedlegg: Trykk Lagre og nytt dokument, velg mal for saksframlegg.

Skriv ferdig saksframlegget, avklar med eventuelle høyere makter før ferdigstiller journalposten. Saksframlegg med status KL på behandling og status F på journalpost er ferdige og klar for møteinnkalling og postjournal.

Skrive partsbrev

Så raskt protokollen er ferdigstilt etter møtet, er det saksbehandlers ansvar å sende partsbrev til eksterne aktører. Bruk venstremenyen og søket Mine saksframlegg for å raskt finne igjen saksframlegget. Når du finner rett saksframlegg, trykk på denne  og finn tilbake fanen Behandlinger. Helt til høyre ser du om protokoll er generert. 

  • Trykk på funksjonsikonet på fanen Behandlinger
  • Trykk på Lag partsbrev (kun vedtak) eller Lag partsbrev (fullstendig saksgang)
  • Skriv beskrivende innholdstittel for brevet og finn mottakere ved å bruke oppslagsikonet til høyre for feltet Kortnavn. Dette for å finne orgnummer eller fødselsnummer til ekstern mottaker. Legg også til eventuelle interne mottakere under fanen Interne mottakere
  • Trykk Lagre og nytt dokument og velg vanlig brevmal.
  • Skriv eventuelle tilleggsopplysninger som ikke kommer fram gjennom teksten
  • Trykk tilbake til ephorte og marker dokument som ferdig
  • Send brevet via digital forsendelse