Arkivloven

Lenker:

Formål:

.. sikre arkiv som betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, sånn at dette blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden.

Begrunnelse for bevaring av arkiv

  1. – Dokumenter off. organers funksjon i samfunnet, deres utøvelse av myndighet, deres rolle i forhold til øvrige samfunn og samfunnsutviklingen.
  2. Bevare tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på ett gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen
  3. Dokumentere personers og virksomheters rettigheter og plikter, i forhold til det offentlige, og i forhold til hverandre
  4. Dokumentere organers rettigheter og plikter i forhold til andre instanser.

Faser i arkivsammenheng

  • Aktivt arkiv: arkiver som brukes i den daglige saksbehandling
  • Bortsettingsarkiv: dokumenter som ikke brukes i det daglige
  • Depotarkiv: Arkiver som er eldre enn 25år

Hva skal journalføres/arkiveres?

Først noen begreper:

Hva er en sak?

  •  – Abstrakt: Ett spørsmål som er til behandling på grunnlag av en henvendelse utenfra eller etter initativ fra organet selv.
  • Konkret: En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter og lignende som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet
  • I ePhorte: En sak består av en eller flere journalposter til tilhørende dokumenter, knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer)

Hva er ett saksdokument?

«en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på ett medium for senere, lesing, lytting, framvisning eller overføring»

Journalføringsplikten:

  1. Må være ett saksdokument for organet
  2. Dokumentet må være kommet inn til eller sendt fra organet
  3. Dokumentet må BÅDE være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.

Arkiveringsplikten:

  • Offentlige organ skal arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i virksomheten.
  • Gjelder dokumenter som ENTEN er gjenstand for saksbehandling ELLER har verdi som dokumentasjon.

Om man benytter elektronisk arkiv, skal dette systemet være godkjent etter NOARK – standarden.

NOARK

  • Norsk Arkivstandard
  • Kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i forvaltningen som ble utarbeidet i 1984
  • Gjeldende standard i dag er NOARK 5
  • Arkivforskriften §2-9 sier at offentlige organer skal benytte et NOARK-godkjent system ved elektronisk journalføring og arkivering.
  • Det eneste system i Rissa Kommune i dag som er godkjent etter NOARK standarden er ePhorte.

Arkivbegrensning

  • Om ett dokument verken har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkivbegrenses. Dvs at de ikke registreres i arkivsystemet
  • Eksempler: Trykksaker, rundskriv og annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale.
  • Unntak: Det organ som har utarbeidet slikt materiale skal oppbevare ett eksemplar, samt de nødvendige forarbeid.