Overføre fra VOS til ePhorte

I tillegg til all elevdokumentasjonen som primært skal være lagret i ePhorte, har vi også mye dokumentasjon i VOS som skal langtidsbevares. I forbindelse med overgang til Visma Flyt, skal etterhvert Visma oppvekst utfases. Siden det ikke er noe automatikk i at dokumenter fra VOS blir med til Visma Flyt, må alle arkivpliktige dokumenter overføres til ePhorte Lovverket sier blant:

Dokumenter som må hentes ut fra VOS

  • Vitnemål
  • Karakterkort fra hvert skoletrinn, både høst og vårsemester

Før dere setter i gang med å hente ut dokumenter fra VOS, anbefales det å lage seg ett system med oversikt over aktuelle elever, og lage en mappestruktur på filområdet(utforsker) for mellomlagring. Husk å slette disse filene etter at de er importert inn i ePhorte.

Hente ut dokumenter fra VOS

Husk at det må hentes ut karakterkort fra alle aktuelle årstrinn. I tillegg skal det hentes ut karakterkort for både høst- og vårsemester.

vos

 

Vitnemål og karakterkort

  • Trykk på vitnemålknappen
  • Trykk OK i neste dialogboks

vos2

  • Sjekk om «PDF Creator» står som skriver
  • Ta vekk haken på «print preview» (forhåndsvisning)
  • Trykk OK

vos3

  • Skriv inn navn på fila, feks «ole brum – vitnemål»
  • Trykk Save
  • Velg mappe for mellomlagring

Legge inn dokumenter til ePhorte

vos4

vos5

  • Velg Hent fil fra disk
  • Finn mappen hvor du har lagret aktuell pdf
  • Husk å velge all files for å få frem pdf filer
  • Dobbeltrykk på aktuell pdf
  • Gå tilbake til JP – trykk rediger og sett status på JP til ferdig
  • Trykk Lagre

vos7