Elektronisk elevaarkiv

Foreløpig rutine for elektronisk elevarkiv

Definisjoner

Arkivdel – en definert del av et arkiv ordnet etter ett og samme prinsipp.

Objekt – fysiske eller logiske enheter som arkivmateriale kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnes etter, f.eks. personer, eiendommer, gjenstander, administrative enheter osv.

Elevsak – et sammenhengende, administrativt begivenhetsforløp som oppstår på grunn av en henvendelse utenfra, eller på initiativ fra virksomhetene selv. Saksdokumentene knyttes sammen gjennom et felles saksnummer. Et objekt i elevarkivet vil kunne bestå av flere ulike saker som knyttes til objektet gjennom felles objektkode (primært ordningsprinsipp).

Elevsaker

For å kunne dokumentere den enkelte elevs rettigheter, hvilke tiltak som er blitt gjennomført og i ettertid kunne gi innsyn, samt etterprøve de vedtak som er gjort skal det opprettes elevsak på den enkelte elev.

I sak/- arkivsystemet opprettes det en arkivdel for elevsaker. Elevene opprettes som objekter i arkivdelen ved behov.

Objektene i arkivdelen ordnes etter fødselsnummer med navn. Ordningsprinsippet er fødselsnummer, beskrivelse på objektet er navnet.

I arkivdelen på det enkelte objekt skal alle arkivverdige dokumenter som gjelder den enkelte elev arkiveres. Innenfor det enkelte objekt opprettes saker etter behov. Saksbegrepet har her samme betydning som i kommunens generelle arkivordning. Saker av generell art, saker som gjelder skolen som sådan og saker som gjelder grupper av elever (f.eks. klasser) arkiveres i saksarkivet.

Vi operere med 6 kategorier innenfor elevsaken. Det vil si at en elev kan ha opptil 6 aktive saker. Elevsaker er aktive (status: under behandling) helt til de er ferdige med grunnskolen. Saker må derfor ferdigstilles på avgangskullene en gang i året.

Nedenfor følger kategoriene som skal brukes. Under listes det opp hvilke type dokumenter som skal legges inn under de forskjellige sakskategoriene:

Elevforhold

  • orden/trivsel
  • fravær
  • mobbing
  • disiplinær/utvisning
  • Bekymringsmelding (til feks barnevern)
  • Notater fra rådgiver/kontaktlærer, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få betydning for elevens skolegang

Spesialundervisning

  • Sakkyndig vurdering
  • Enkeltvedtak
  • IOP
  • Halvårsrapport
  • Evaluering
  • Henvisninger
  • Kartlegginger
  • Klager
  • Referater fra samarbeidsmøter, tverrfaglige møter, møter med foresatte og ansvarsgruppemøter
  • Utredninger fra spesialister
  • Notater fra rådgiver/kontaktlærer, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få betydning for elevens skolegang

Permisjon

  • søknader om fri og permisjon

Språkopplæring

  • norskopplæring
  • morsmålsundervisning

Elevadministrasjon

  • flytting
  • skolebytte
  • karakterklager
  • skoleskyss
  • Utsatt/fremskyndet skolestart
  • Overgang fra barnehage til skole
  • Skolegang på annen skole enn hjemsteds skole/kommune
  • Overføring av opplysninger til ny skole utenfor kommunen
  • Tilrettelegging ved eksamen/tentamen

Administrative saker

Saker av generell art, saker som gjelder skolen som sådan og saker som gjelder grupper av elever (f.eks. klasser) arkiveres i saksarkivet som emnesaker. Dette kan feks være:

  • Innmelding av 1.klasse
  • Generelle saker angående skoleskyss
  • Leirskole
  • Refusjonskrav for elever hjemmehørende i andre kommuner
  • Mottate refusjonskrav på elev hjemmehørende i egen kommune
  • Ressurskartlegging av spesialundervisning

Tilganger

Det er kun ansatte med tjenestelig behov som gis tilgang til elevsakene. Lærere gis tilgang etter behov. Tilgangsbegrensing mellom skolene styres ved hjelp av «administrativ enhet» i ePhorte. Innenfor skolen skal følgende ansatte ha generell tilgang:

  • Rektor
  • merkantile/skolekonsulent
  • Inspektører
  • Rådgivere
  • Spes.ped lærere

Innsyn

Krav om innsyn i en elevsak behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20, og etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18. Eleven har som hovedregel rett til innsyn i sin elevsak, det samme gjelder foresatte. Ved vurdering av innsyn bør virksomheten motta skriftlig henvendelse fra elev/foresatte/fullmektig. Innsyn bør skje i oppbevarende virksomhets lokaler. Virksomheten kan på forhånd oversende saksliste hvor innsynsbegjærer kan krysse av for hvilke saker det ønsker innsyn i.