Foreløpig rutine for elektronisk elevarkiv
Arkivdel – en definert del av et arkiv ordnet etter ett og samme prinsipp.
Objekt – fysiske eller logiske enheter som arkivmateriale kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnes etter, f.eks. personer, eiendommer, gjenstander, administrative enheter osv.
Elevsak – et sammenhengende, administrativt begivenhetsforløp som oppstår på grunn av en henvendelse utenfra, eller på initiativ fra virksomhetene selv. Saksdokumentene knyttes sammen gjennom et felles saksnummer. Et objekt i elevarkivet vil kunne bestå av flere ulike saker som knyttes til objektet gjennom felles objektkode (primært ordningsprinsipp).
Elevsaker
For å kunne dokumentere den enkelte elevs rettigheter, hvilke tiltak som er blitt gjennomført og i ettertid kunne gi innsyn, samt etterprøve de vedtak som er gjort skal det opprettes elevsak på den enkelte elev.
I sak/- arkivsystemet opprettes det en arkivdel for elevsaker. Elevene opprettes som objekter i arkivdelen ved behov.
Objektene i arkivdelen ordnes etter fødselsnummer med navn. Ordningsprinsippet er fødselsnummer, beskrivelse på objektet er navnet.
I arkivdelen på det enkelte objekt skal alle arkivverdige dokumenter som gjelder den enkelte elev arkiveres. Innenfor det enkelte objekt opprettes saker etter behov. Saksbegrepet har her samme betydning som i kommunens generelle arkivordning. Saker av generell art, saker som gjelder skolen som sådan og saker som gjelder grupper av elever (f.eks. klasser) arkiveres i saksarkivet.
Vi operere med 6 kategorier innenfor elevsaken. Det vil si at en elev kan ha opptil 6 aktive saker. Elevsaker er aktive (status: under behandling) helt til de er ferdige med grunnskolen. Saker må derfor ferdigstilles på avgangskullene en gang i året.
Nedenfor følger kategoriene som skal brukes. Under listes det opp hvilke type dokumenter som skal legges inn under de forskjellige sakskategoriene:
Elevforhold
-
orden/trivsel
-
fravær
-
mobbing
-
disiplinær/utvisning
-
Bekymringsmelding (til feks barnevern)
-
Notater fra rådgiver/kontaktlærer, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få betydning for elevens skolegang
Spesialundervisning
-
Sakkyndig vurdering
-
Enkeltvedtak
-
IOP
-
Halvårsrapport
-
Evaluering
-
Henvisninger
-
Kartlegginger
-
Klager
-
Referater fra samarbeidsmøter, tverrfaglige møter, møter med foresatte og ansvarsgruppemøter
-
Utredninger fra spesialister
-
Notater fra rådgiver/kontaktlærer, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få betydning for elevens skolegang
Permisjon
-
søknader om fri og permisjon
Språkopplæring
-
norskopplæring
-
morsmålsundervisning
Elevadministrasjon
-
flytting
-
skolebytte
-
karakterklager
-
skoleskyss
-
Utsatt/fremskyndet skolestart
-
Overgang fra barnehage til skole
-
Skolegang på annen skole enn hjemsteds skole/kommune
-
Overføring av opplysninger til ny skole utenfor kommunen
-
Tilrettelegging ved eksamen/tentamen
Administrative saker
Saker av generell art, saker som gjelder skolen som sådan og saker som gjelder grupper av elever (f.eks. klasser) arkiveres i saksarkivet som emnesaker. Dette kan feks være:
-
Innmelding av 1.klasse
-
Generelle saker angående skoleskyss
-
Leirskole
-
Refusjonskrav for elever hjemmehørende i andre kommuner
-
Mottate refusjonskrav på elev hjemmehørende i egen kommune
-
Ressurskartlegging av spesialundervisning
Tilganger
Det er kun ansatte med tjenestelig behov som gis tilgang til elevsakene. Lærere gis tilgang etter behov. Tilgangsbegrensing mellom skolene styres ved hjelp av «administrativ enhet» i ePhorte. Innenfor skolen skal følgende ansatte ha generell tilgang:
-
Rektor
-
merkantile/skolekonsulent
-
Inspektører
-
Rådgivere
-
Spes.ped lærere
Innsyn
Krav om innsyn i en elevsak behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20, og etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18. Eleven har som hovedregel rett til innsyn i sin elevsak, det samme gjelder foresatte. Ved vurdering av innsyn bør virksomheten motta skriftlig henvendelse fra elev/foresatte/fullmektig. Innsyn bør skje i oppbevarende virksomhets lokaler. Virksomheten kan på forhånd oversende saksliste hvor innsynsbegjærer kan krysse av for hvilke saker det ønsker innsyn i.