Arkivdel – en definert del av et arkiv ordnet etter ett og samme prinsipp.

Objekt – fysiske eller logiske enheter som arkivmateriale kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnes etter, f.eks. personer, eiendommer, gjenstander, administrative enheter osv.

Elevsak – et sammenhengende, administrativt begivenhetsforløp som oppstår på grunn av en henvendelse utenfra, eller på initiativ fra virksomhetene selv. Saksdokumentene knyttes sammen gjennom et felles saksnummer. Et objekt i elevarkivet vil kunne bestå av flere ulike saker som knyttes til objektet gjennom felles objektkode (primært ordningsprinsipp).

For å kunne dokumentere den enkelte elevs rettigheter, hvilke tiltak som er blitt gjennomført og i ettertid kunne gi innsyn, samt etterprøve de vedtak som er gjort skal det opprettes elevsak på den enkelte elev.

I sak/- arkivsystemet opprettes det en arkivdel for elevsaker. Elevene opprettes som objekter i arkivdelen ved behov.

Objektene i arkivdelen ordnes etter fødselsnummer med navn. Ordningsprinsippet er fødselsnummer, beskrivelse på objektet er navnet.

I arkivdelen på det enkelte objekt skal alle arkivverdige dokumenter som gjelder den enkelte elev arkiveres. Innenfor det enkelte objekt opprettes saker etter behov. Saksbegrepet har her samme betydning som i kommunens generelle arkivordning. Saker av generell art, saker som gjelder skolen som sådan og saker som gjelder grupper av elever (f.eks. klasser) arkiveres i saksarkivet.

Vi operere med 6 kategorier innenfor elevsaken. Det vil si at en elev kan ha opptil 6 aktive saker. Elevsaker er aktive (status: under behandling) helt til de er ferdige med grunnskolen. Saker må derfor ferdigstilles på avgangskullene en gang i året.

Nedenfor følger kategoriene som skal brukes. Under listes det opp hvilke type dokumenter som skal legges inn under de forskjellige sakskategoriene:

• orden/trivsel
• fravær
• mobbing
• opplæringslovens §9a
• disiplinær/utvisning
• Bekymringsmelding (til feks barnevern)
• Notater fra rådgiver/kontaktlærer, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få betydning for elevens skolegang

• Sakkyndig vurdering
• Enkeltvedtak
• IOP
• Halvårsrapport
• Evaluering
• Henvisninger
• Kartlegginger
• Klager
• Referater fra samarbeidsmøter, tverrfaglige møter, møter med foresatte og ansvarsgruppemøter
• Utredninger fra spesialister
• Notater fra rådgiver/kontaktlærer, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få betydning for elevens skolegang

• søknader om fri og permisjon

• norskopplæring
• morsmålsundervisning

• flytting
• skolebytte
• karakterklager
• skoleskyss
• Utsatt/fremskyndet skolestart
• Overgang fra barnehage til skole
• Skolegang på annen skole enn hjemsteds skole/kommune
• Overføring av opplysninger til ny skole utenfor kommunen
• Tilrettelegging ved eksamen/tentamen

Saker av generell art, saker som gjelder skolen som sådan og saker som gjelder grupper av elever (f.eks. klasser) arkiveres i saksarkivet som emnesaker. Dette kan feks være:

• Innmelding av 1.klasse
• Generelle saker angående skoleskyss
• Leirskole
• Refusjonskrav for elever hjemmehørende i andre kommuner
• Mottate refusjonskrav på elev hjemmehørende i egen kommune
• Ressurskartlegging av spesialundervisning

Det er kun ansatte med tjenestelig behov som gis tilgang til elevsakene. Lærere gis tilgang etter behov. Tilgangsbegrensing mellom skolene styres ved hjelp av «administrativ enhet» i ePhorte. Innenfor skolen skal følgende ansatte ha generell tilgang:

• Rektor
• merkantile/skolekonsulent
• Inspektører
• Rådgivere
• Spes.ped lærere

Krav om innsyn i en elevsak behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20, og etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18. Eleven har som hovedregel rett til innsyn i sin elevsak, det samme gjelder foresatte. Ved vurdering av innsyn bør virksomheten motta skriftlig henvendelse fra elev/foresatte/fullmektig. Innsyn bør skje i oppbevarende virksomhets lokaler. Virksomheten kan på forhånd oversende saksliste hvor innsynsbegjærer kan krysse av for hvilke saker det ønsker innsyn i.