Saksoppfølging

Ledere har i tillegg til egen saksbehandling, også ansvar for sin enhet. I ePhorte er det laget egne ledersøk som skal hjelpe ledere å følge opp egen enhet.

Disse søkene finner du i venstre menyen:

saksopp1saksopp2

Husk at dette er søk som er synlig for alle lederne, her kan man enkelt legge til søk som er mer spisset inn mot enhet. Kontakt dokumentsenteret for bistand om du savner noe.

De forskjellige søkene

  • Ufordelte journalposter/notater: kan brukes om leder vil at post skal registreres på enhet og at leder selv vil fordele til sine folk. Ta kontakt med doksenter om man starte denne praksis.
  • Restanser i egne enhet: Gir oversikt over hvilke restanser som finnes på enheter. Det er leders ansvar at denne listen er så kort som mulig. Leder vil også kunne identifisere om noen på sin enhet ikke gjør jobben man er pålagt. Husk at søkeresultat kan sorteres ved å klikke på fanene på toppen.

saksopp3

  • Post til og fra min enhet: Siste 14 dagers inn og utgående post fra enheten. Kjekk å følge med på for å se hva som skjer på enheten.
  • Aktive og avsluttede personalmapper: Oversikt over alle personalmapper på enheten. Husk at disse ikke skal avsluttes så lenge arbeidstaker er ansatt i kommunen.
  • Aktive og avsluttede emnesaker: Oversikt over emnesaker på enheten. Husk at emnesaker skal ferdigmeldes fortløpende når man ikke forventer ytterligere saksbehandling.
  • Brev under utarbeidelse: Samme type søk som «under arbeid» som man finner under felles søk. Her vil du finne reserverte dokumenter som det jobbes med på enheten. Hold øye med at disse dokumentene ikke blir for gamle, og at de som faktiske er ferdige/sendt ikke ligger her etterpå.
  • Aktive og avsluttede ansettelsessaker: Oversikt over alle ansettelsesaker på enheten.
  • Aktive elevmapper: Oversikt for rektorer over alle elevmappene på sin skole. Elevmapper skal ferdigstilles når eleven har gått ut 10.klasse.
  • Mine saksbehandlere: Enkel oversikt over alle saksbehandlere på egen enhet. Finner du noen som ikke jobber hos deg lengre, meld fra til doksenter.

Noen søk som mangler? Lag egne eller meld inn behov til doksenter.