Personaldokumentasjon

Når en person får et arbeidsforhold til Rissa Kommune skal det opprettes personalsaker i ePhorte. Disse sakene opprettes av dokumentsenter, den enkelte enhet og personalavdelingen.

Personaldokumentasjon finnes både i saksarkivet og i personalarkivet. Hovedregel: Saker av generell art, eller som angår grupper av ansatte oppbevares i saksarkivet. All dokumentasjon av betydning for den enkeltes arbeidsforhold skal oppbevares i personalmappene i ePhorte. Dokumenter med mer tidsbegrenset informasjon kan oppbevares i egne permer/mapper ute på enhetene. Se kapittel om dette lenger ned.

Avgjørelse som gjelder ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller forflyttning regnes som enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om å ilegge offentlig tjenestemann ordensstraff eller tilstå ham pensjon. Permisjonssøknader regnes ikke som enkeltvedtak.

Rissa Kommune operer med 7 kategorier innenfor personaldokumentasjon. Dette vil si at en enkelt arbeidstaker kan ha opptil 7 forskjellige saker.

Dokumenter som tilhører en av disse kategoriene skal registreres i ePhorte. Dette skal primært gjøres av hver enhet, men dokumenter som må skannes og registreres, sendes til dokumentsenteret.

Kategorier for personalsaker i ePhorte:

Kategorier hvor navn er erstattet med * skal navn skjermes i ePhorte

1624 Ole Brum – ansettelsesforhold

  • Arbeidsavtaler
  • Særavtaler
  • Taushetserklæringer
  • Oppsigelser
  • Vitnemål
  • Attester
  • Sluttintervju/sluttattest
  • Dokumenter vedrørende ansiennitets- og lønnsplassering, -opprykk
  • Korrespondanse til og fra den ansatte som berører arbeidsforholdet
  • Kvittering for mottatt politiattest

1624 Ole Brum – kompetanse

  • Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring
  • Søknader/svar til arbeidsgiver om kurs/opplæring

1624 ******* – oppfølging

  • Arbeidsmiljø
  • Oppfølging av sykmeldte, korrespondanse med NAV, bedriftshelsetjeneste osv
  • AKAN tiltak (Arbeidslivets komité mot alkoholisme og narkomani)
  • Særskilte avtaler vedrørende tilpasset arbeid/attføring

1624 ******* – permisjon

  • Søknader om permisjon

1624 Ole Brumm – lønn

  • dokumentasjon ifb. med lønnsforhandlinger
  • innsyn i lønnsopplysninger

1624 ******* – pensjon

  • pensjonsordninger

1624 ****** – personalsak

  • disiplinærsaker
  • suspensjon
  • advarsler

1624 Ole Brum – nedbemanning

  • brukes til dokumentasjon ved nedbemanning

Personalinformasjon

Dokumenter som inneholder tidsbegrenset informasjon, og som IKKE faller inn under arkivplikten, kan oppbevares i egne mapper eller hos den enhet som har ansvaret. Her skiller vi også på hva som skal oppbevares på enhet, hva som skal sendes til Fosen lønn og hva som skal personalavdelingen.

Dokumenter på enhet

Her finner du personalinformasjon som ikke skal registreres i epHorte eller sendes til personal/Fosen lønn. Disse dokumentene oppbevares på enhet. Disse dokumentene skal bevares i 2 år etter sluttdato. Etter denne tid kan disse dokumentene makuleres uten nærmere avtale med doksenter/personal

  • Medarbeidersamtaler
  • Søknader om overføring av ferie
  • Hoveddel egenmelding

Dokumenter som sendes direkte til Fosen Lønn

  • Egenmeldingsslipp
  • Lønnsmelding, start og stopp
  • Oppgjørsliste fagforeningskontigent, nyinnmelding
  • Innhenting av inntekstsopplysninger (NAV)
  • Start og stopp, trekk til fagforening
  • Sykemelding med påført leders navn og ressursnummer, samt ressnr. til sykemeldte

Dokumenter som skal sendes personal

  • Pålegg om utleggstrekk
  • Alle permisjonssøknader, obs obs
  • Søknader om refusjon, bedriftshelsetjeneste dialogmøte 1