Ansettelsessak

job_interview23

 

For å sikre at alle søkere får informasjonen de skal ha i saksforløpet, skal alle punkter på denne siden gjennomføres. Dokumentsenteret forbeholder seg retten til å holde tilbake nye stillingsutlysninger, om enhetene ikke ferdigstiller tidligere ansettelsessaker på rett måte.

1.Svarbrev til alle søkere

  • Start ny utgående journalpost i saken
  • Lag en beskrivende journalposttittel, ikke bare kopier sakstittel.
  • På mottakere, trykk på forstørrelsesglassikonet oppslag

ans

  • I det ny vinduet trykk på adressater i sak, merk alle søkerne og trykk legg til valgte rader

ans2

  • Trykk på lagre og nytt dokument
  • Velg den vanlige brevmalen under «Maler Rissa kommune» og skriv en kort bekreftelse på at søknader er mottatt, og litt om videre om intervjutidspunkt osv.
  • Trykk på tilbake til ePhorteweb, lagre og velg marker dokument som ferdig

Forsendelse elektronisk

  • Gå tilbake til funksjonsikonet og velg tekstdokument og konverter til pdf

ans3

  • Gi systemet 10-20 sekunder på konvertere før du går videre til neste steg.
  • Trykk på funksjonsikonet, velg ekspeder og ekspeder med epost. Skriv en liten meldingstekst og trykk send. Det vil nå gå ut en epost til alle mottakerne hvor svarbrevet er vedlegg i eposten.

Mangler man epost adresser eller man kommer borti problemer av «teknisk art» velger vi:

Forsendelse manuelt

  • Samme framgangsmåte som ovenfor. Men før vi velger tilbake til ePhorteweb, skal vi «flette» brevene til utskrift.

ans4

2. Innstilling

  • Lag ny journalpost, velg internt notat (X) uten oppfølging
  • Velg mal «internt notat» under «Maler Rissa kommune», list opp innstillingen og ferdigstill.

 

3.Brev/arbeidsavtale til den som er innstillt til stillingen

  • Finn den inngående søknaden til den du skal tilby stillingen
  • Velg besvar/avskriv og ny utgående journalpost

ans5

  • Skriv inn en ny journalpost-tittel (tilbud på stilling…osv)
  • Velg lagre og nytt dokument
  • Dobbelklikk på aktuell mal

ans6

  • Ferdigstill tilbudsbrev/avtale og skriv ut to eksemplarer.
  • Velg tilbake til ePhorteweb og hak av marker dokument som ferdig, trykk utfør
  • Skriv under på begge og send begge til mottaker
  • Når kommunens eksemplar kommer i retur og søker har takket ja, vil den bli registrert i personalmappen i ePhorte. Har søker takket nei, er det bare å starte prosess på nytt til nr. 2 på innstillingsnotatet. NB: Kommer arbeidsavtalen i retur på enheten skal denne sendes til dokumentsenteret for registrering og arkivering.

Når ansettelsen er i boks er det tid for å informere de andre søkerne:

4. Brev til de som ikke fikk jobb

Når du har fått bekreftet at den/de som er tilbudt stillingen, har takket ja, skriver du brev til de andre.

  • Ny utgående journalpost, legg til mottakere som beskrevet under punkt 1.
  • Velg utgående brev i mal-lista, skriv og ferdigstill brev.
  • Ekspeder eller send på «gammelt» vis som beskrevet under pkt 1.
  • Du kan nå fjerne alle gjenstående restanser/flagg, gå til funksjonikonet til det brevet du har skrevet. Velg funksjoner og angi som svar og inngående

ans7

  • Gjør oppslag

ans8

  • Merk mottakerne og trykk legg til valgte rader, avslutt med lagre
  • Avslutt saken gjennom å markere den som ferdig

ans9