Søk

Søk i ePhorte

I vår database er vi flere kommuner. Dette gjør at søk kan bli uoversiktlige og at man får treff fra andre kommuner. Under finner du informasjon som skal gjøre det enklere å finne relevante treff.

Generelle søketips:

Trunkering

Du kan søke etter begynnelsen av, deler av eller slutten av et ord ved bruk av *. Generelt sett vil søk med bruk av * ta lengre tid i og med at alle ord må gjennomsøkes for å kontrollere om det gitte elementet finnes i teksten.

  • Dersom man skriver budsjett* i feltet «Sakstittel», vil alle saker som har minst et ord som starter på budsjett i sakstittelen komme med i søkeresultatet.
  • Dersom man skriver *stat i feltet «Sakstittel», vil alle saker som har minst et ord som slutter på stat i sakstittelen komme med i søkeresultatet.
  • Dersom man skriver *konsulent* i feltet «Sakstittel», vil alle saker som har minst et ord som inneholder konsulent i sakstittelen komme med i søkeresultatet.

Andre søketips

  • Om du vet adm.enhet som sak/dokument tilhører gjør du søket mer presist og raskere.
  • Du trenger ikke ta hensyn til store eller små bokstaver
  • OG/ELLER: Mellomrom mellom ord betyr «OG», kommategn mellom ord betyr «ELLER». (Ikke åpenrom mellom komma/ord)
  • Hvis søket gir mange tilslag, vil søket returnere de første postene som tilfredsstiller dine søkekriterier. Du bør da snevre inn søket ved å angi flere ord.
  • Utelatt trivielle / hyppige forekommende fyllord som og, eller, men, for, i, under, på, den, det, dette osv.
  • Registrer først de ordene som best kjennetegner saken / journalposten for å øke treffsikkerheten og hastigheten på søket.

⇒ Eks: Du skal søke frem en post som inneholder ordene «enebolig Hybo». Velg ”Søk jp i egen kommune”. I feltet ”Innhold” bør du skrive inn: Hybo enebolig, fordi ordet Hybo forekommer sjeldnere enn ordet enebolig. ePhorte vil først avgrense søket til alle saker / journalposter som inneholder Hybo, deretter alle forekomster som inneholder kombinasjonen Hybo og enebolig.

Enkelt søk etter sak

Utgangspunktet når man skal søke etter sak(er), er ett predefinert søk du finner i venstremenyen som heter Søk etter sak. Dette søket er satt opp slik at du kun får treff fra egen kommune. (De som jobber i flere kommuner må være logget inn på rett kommune for å få treff på denne kommunen.)

sok

  • Trykk på Søk etter sak i venstremenyen
  • Fyll inn så mange kriterier du vet, eller som er nødvendig
  • Trykk Søk nå for å se treffene eller søk antall for å se hvor mange treff du vil få.

Kriterier for søk etter sak

  • Tittel: Skriv inn tittel som du tror er relevant for søket. Du kan også ta utgangspunkt i kategoriene som arkivet setter på alle emnesaker for å enklere finne saken innenfor aktuellt fagfelt. Denne oversikten finner du her. Her er det veldig viktig å bruke søketipsene lenger oppe for å få treff. Søk i ePhorte er foreløpig ikke like enkelt som feks google på nettet. Husk også at kategorier først ble tatt i bruk 1.1.2012, så ikke bruk dette ekslusivt ved søk.
  • Saksnummer: Vet du saksnummer skriver du inn dette her. Du trenger ikke skrive 2007/1234, det holder med to siste siffer i årstall (07/1234).
  • Dato: Om man vil finne saker i en spesiell tidsperiode kan du skrive inn datoen i dette formatet: 1.1.2012 – 1.2.2012 , evt gjøre oppslag helt til høyre på linja
  • Adm.enhet: Avgrens søket til en adm.enhet. Oversikt over adm.enhet koder finner du her
  • Ansvarlig: Avgrens søket til saksansvarlig. Kortnavn finner du oversikt over her.
  • Status: Her kan du legge inn status på sak om du vil filtrere bort for eksempel avsluttede saker. Bruk oppslagsfunksjonen til høyre for å se de forskjellige statusene.
  • Prosjekt: Prosjekter av en viss størrelse (med manger saker), kan gis egne prosjektnummer i ePhorte. Legg inn dette nummeret for finne igjen tilhørende saker
  • Journalenhet: Om du ønsker å finne saker i en annen kommune enn din egen, kan du legge inn journalenheten til aktuell kommune. Bruk oppslagsfunksjonen til høyre for en oversikt.

Enkelt søk etter journalpost

I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å søke direkte etter en journalpost, framfor å søke etter sak. Søk på samme måte som på sak. Følgende kriterier kan legges inn:

  • Dokumenttype:Legg inn kode for dokumenttype. Her vil det som oftes være «I» for inngående brev som er aktuell. Bruk oppslagsfunksjon for å se/lære de kodene
  • Innhold: Legg inn teksten du leter. Bruk trunkering for å få bedre treffsikkerhet. Til forskjell fra sakstitler er ikke journalposttitler satt etter noen kategorier eller lignende. Her er man da prisgitt tittelen som saksbehandler har registrert. Lite beskrivende tittel vil her gjøre det vanskelig å få treff.
  • Journaldato: Legg inn datointervall om du vet cirka når journalposten ble registrert.
  • Avsender/mottaker: Om du vet mottaker eller avsender, legges det inn her. Husk trunkering.
  • Saksbehandler: Avgrens søket til en saksbehandler. Oversikt saksbehandlere finner du her

Andre søkemuligheter

ePhorte gir muligheter for å søke med mange flere kriterier og måter enn vist ovenfor. For nærmere forklaring på slike søkemuligheter,gå til hjelp-ikonet øverst til høyre i ePhorte.