Ekspedere dokumenter

Skriv utgående brev på vanlig måte, og ferdigstill dokumentet på vanlig måte. Husk å legge til epost-adressen til mottak(erne).

Still deg i saksvinduet ved å trykke på Du er herepost 4

Trykk på funksjonsikonet for journalposten, gå til tekstdokument og konverter til pdf. Dette gjør for å sikre oss at mottaker får åpnet dokumentet, pdf kan alle lese med gratis programvare.

Gi systemet 10-15 sekunder til konvertere til pdf, hold muspekeren i saksvinduet, høyreklikk og klikk oppdater. Du vil nå se at word-ikon er forandret til pdf-ikon. Du er nå klar til å ekspedere journalposten.

Gå tilbake til funksjonsikonet, trykk ekspeder og ekspeder med epost

epost 5

Skriv meldingstekst til mottaker. Bruk gjerne følgende formulering:

  • Vedlagt følger brev fra Rissa kommune. Brevet sendes elektronisk uten underskrift, og skal betraktes som et originalt dokument. Papirdokument vil ikke bli ettersendt. Vi ber om at offisielle svar og henvendelser til Rissa kommune gjøres til postmottak@rissa.kommune.no (denne meldingsteksten blir ikke lagret i ePhorte.

Trykk lagre og send. Lukk det nye ePhorte-vinduet som åpner seg. Har man flere «ephorter» åpen samtidig, skaper det ofte feilmeldinger.

Får du ikke noe feilmelding er forsendelsen vellykket. Eventuelle feilmeldinger som kommer fra mottakersiden vil komme til arkivet. Dette kan være feilmeldinger som at feil epostadresse osv. Disse vil da bli sendt til aktuell saksbehandler slik at man kan rette feilen å sende på nytt.