Import av epost

Start outlook via Citrix. Outlook installert lokalt på pc mangler ePhorte funksjonalitet

Merk eposten som skal importeres, gå til fanen tillegg og trykk på eksporter til ePhorte en gang. Det er en viss treghet på denne knappen.

import

Du får nå opp registreringsvinduet:

import 2

Her må følgende registreres:

  1. Først må vi legge inn hvilken sak eposten skal registreres til. Om den skal inn i eksisterende sak kan du legge inn saksnummer og trykke «tab» tasten (overfor capslock) eller du kan søke opp saken via søkeknappen til høyre. Om den skal inn i en ny sak går du til feltet Ny saksmappe, hvor du legger inn en beskrivende sakstittel.
  2. Rediger innholdstittelen slik at denne er beskrivende for innholdet i eposten.
  3. Om du har mottatt en epost som er unntatt offentlighet, velg tilgangskode og vurder om avsender også skal skjermes. Husk at ett eventuellt svar fra Rissa kommune ikke skal via epost om det er unntatt offentlighet.
  4. Om epostteksten ikke skal være hoveddokument i journalposten, velg det vedlegget som skal være hoveddokument i nedtrekksmenyen. Husk da å hak av at mailtekst skal være vedlegg. Denne er ofte viktig, fordi den blant annet dokumenterer mottaksdato og mottakere. Mailteksten blir da ett vedlegg i journalposten.
  5. Selv om avsender blir lagt inn automatisk av systemet, er det ofte nødvendig å redigere disse feltene. Ofte når man får epost fra andre off. organer, står ofte saksbehandlers navn som avsender. Dette må forandres til organet som vedkommende representerer, og navnet på person legges inn i feltet kontaktperson. Bruk kortnavnregisteret, så slipper du å fylle inn alt selv.
  6. På fanen interne mottakere, kan du legge inn kopi til andre saksbehandlere i kommunen. De vil da få opp denne eposten under mottatte journalposter i venstremenyen.
  7. Trykk på importer.
  8. Om du allerede har ePhorte oppe, vil du nå få opp enda ett ePhortevindu, lukk en av de. Det gir ofte feilmeldinger om man har to «ePhorter» opp samtidig.