Adressegrupper

Hvis du ofte skriver notater til den samme gruppen av mottakere kan du benytte en egen adressegruppe (saksbehandlergruppe). Da kan du søke opp denne i stedet for å skrive inn hver enkelt mottaker.


I ePhorte er det to typer adressegrupper:

  1. Adressegruppe som brukes når du sender notater, de kalles i ePhorte Saksbehandlergruppe. Du kan som saksbehandler selv opprette en saksbehandlergruppe.
  2. Adressegruppe som brukes når du sender utgående brev. Det er kun arkivet som har autorisasjon til å opprette en adressegruppe.

Opprette saksbehandlergruppe

Velg Avansert søk.

I feltet Søk etter velger du Tilgangsgruppe/saksbehandlergruppe fra nedtrekksmenyen

saksbehandlergrupper

 

Huk av for Generell gruppe og klikk Søk nå.

saksbehandlergrupper 2

Når du får opp søkeresultatet, klikk på den blå pilen ved en tilfeldig gruppe og velg Ny saksbehandlergruppe.

saksbehandlergrupper 3

I feltet Gruppenavn skriver du inn et navn på saksbehandlergruppen du oppretter.

Gå deretter til fanen Medlemmer og legg inn navnene. Her kan du legge inn brukernavnet direkte i kolonnen Medlem, eller klikke på forstørrelsesglasset og søke frem medlemmet. Du finner også en oversikt over saksbehandlere her.

saksbehandlergrupper 4

Gjenta operasjon for alle medlemmene. Du kan også velge hvem som skal ha skrivetilgang og evt. dato når vedkommende ikke lenger skal ha tilgang.

Bruk av saksbehandlergrupper

Når du skal starte ett nytt notat, klikk på forstørrelsesglasset i fanen for interne mottakere.

saksbehandlergrupper 5

Du får opp en liste over saksbehandlergrupper til venstre i boksen. Klikk på den du vil bruke, og til høyre i bildet får du opp alle medlemmene i den valgte saksbehandlergruppen.

Huk av i det øverste feltet i saksbehandlergruppen, som vist under. Alle medlemmene hukes da automatisk av.

Ønsker du ikke å sende notatet til alle medlemmene, klikk på avhukingen ved siden av navnet på ønsket saksbehandler for å fjerne den.

Klikk Legg til valgte rader.

Du kommer da tilbake til registreringsbildet for journalposten, og alle medlemmene du valgte har lagt seg i feltet for interne mottakere.

Skal noen av disse kun være kopimottaker? Huk av i feltet Kopi