Svare på notat

Når du som saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse. Restansen oppheves ved å avskrive dokumentet. Du får restanse på innkomne brev og N-notater. Dokumentet kan avskrives ved at du oppretter et svardokument eller du kan avskrive direkte.

Restanser

Du finner dine restanser ved å klikke på Min innboks i venstremenyen. En liste over alle dine restanser/ubehandlede innkomne dokumenter kommer opp til høyre i skjermbildet. Rødt flagg ved siden av journalposten betyr at du har restanse på den. Under «type» kan du identifisere om restansen er fra i ett innkommet (I) brev eller om det er ett internt dokument fra en annen saksbehandler (N).

notat 4

Ulike typer avskriving

Når du skal avskrive et notat har du to alternativer:

Avskrive med nytt notat

Finn N-Notatet du ønsker å avskrive.

Klikk på journalposten og velg Besvar/Avskriv og Svar med notat

notat 5

Du får opp avskrivningvinduet Svar med brev som henter opplysninger fra det innkomne notatet.

notat 6

Felt til utfylling:

  • Avskrivingsmåte: NN – Besvart med nytt notat blir automatisk fylt ut. Dersom det bare er et midlertidig svar, se litt lenger ned i brukerveiledningen.
  • Dokumenttype: X-Internt notat uten oppfølging blir automatisk fylt ut. Mottaker vil ikke få oppfølgingsplikt, dvs. restanse. Notatet vil komme i venstremenysøket Mottatte journalposter. Dersom du ønsker at det skal være et N-notat der mottaker får restanse, velg N- Internt notat fra nedtrekkmenyen.
  • Innhold: Tittelen på det innkomne notatet kommer automatisk opp som tittel på svarnotatet. Rediger dette til en beskrivende tittel.
  • Tilgang: Sett inn tilgangskode og hjemmel dersom dokumentet skal unntas offentligheten. Skjerm også de deler av tittelen som evt. inneholder sensitiv informasjon.
  • Interne kopimottakere: legg inn brukernavnet i feltet Saksbeh. og trykk på tabulatortasten på tastaturet. Dersom du ikke kjenner brukernavnet, se her.

Når all informasjon er lagt inn, klikk Lagre og nytt dokument.

Du får da opp et bilde med de malene som du har tilgang til (utvalget varierer etter enhet du jobber ved). Marker den malen du skal bruke og klikk OK.

Følg samme prosedyre som når du skriver et vanlig utgående brev.