Opprette internt notat

Notater er dokumenter som benyttes internt i Rissa kommune. Det er 3 typer notater; N, X og Y.

Når du skal skrive et notat knytter du det til en journalpost som igjen knyttes til en sak.Denne veiledningen viser deg hvordan du oppretter et nytt internt dokument.


  • N-notat (notat med oppfølging): benyttes for korrespondanse internt. Denne dokumenttypen skal kun benyttes i de tilfeller hvor du ønsker at mottaker skal ha et oppfølgingsansvar (mottaker får restanse og må avskrive eller besvare notatet).
  • X-notat (notat uten oppfølging): benyttes til korrespondanse internt ved. Denne dokumenttypen benyttes når du ikke ønsker at mottaker skal ha et aktivt oppfølgingsansvar (mottaker får ikke restanse og må ikke avskrive eller besvare notatet). N-notater besvares ofte med X-notater.
  • Y-Notat (mappedokument): benyttes ikke til korrespondanse, og kommer ikke på journalen. Denne dokumenttypen benyttes til ikke-arkivverdige dokumenter, som feks. interne arbeidsdokumenter.

Hent frem saken hvor du vil skrive et nytt notat.

Hent frem nedtrekksmenyen ved å klikke på funksjonsikonet på saken og velg notatformen du ønsker.

notat 1

 

Når du har valgt notatform får du opp registreringsbildet hvor du skal fylle inn informasjon om notatet du skal skrive (i dette eksempelet et N-notat).

notat 2

Felt til utfylling:

  • Innhold: Tittel på journalposten. Skal være dekkende for notatets innhold.
  • Tilgangskode: Sett inn tilgangskode og hjemmel dersom dokumentet skal unntas offentlighet. Klikk på forstørrelsesglasset for å få opp alle tilgangskoder med hjemmel. Skjerm også de deler av tittelen som ev. inneholder sensitiv informasjon. Se egne brukerveiledninger for tilgangskoder og for skjerming dersom du er usikker
  • Interne mottakere: Legg inn brukernavnet i feltet Saksbeh. og trykk på tabulatortasten på tastaturet. Dersom du ikke kjenner brukernavnet kan du søke opp den interne saksbehandleren ved å klikke på forstørrelsesglasset, og du får da opp søkebildet som vist under. NB: Når du søker på initialer eller navn må du bruke * stjerne/trunkering. Søk på enhetsbetegnelse krever ikke dette. Velg person ved å klikke på navnet. PS: Liste over saksbehandlere finner du også her.

Når all informasjon er lagt inn i registreringsbildet klikk Lagre og nytt dokument

Velg riktig mal, klikk OK og du kommer inn i Word. Kontroller at opplysningene fra journalposten flettes inn og skriv dokumentet.intern 3

Når du er ferdig med dokumentet klikker du på tilbake til ePhorte Web.

restanse 6

Du får da opp et spørsmål om du vil lagre dokumentet. Klikk Ja.

Det kommer så opp en boks der du får ulike valg:

  • Dersom dokumentet er helt ferdig:

restanse 7

Hak av Marker dokument som ferdig. Status blir da endret fra R-reservert til F-ferdig som betyr at arkivet journalfører dokumentet og legger det ut på offentlig journal. Klikk Utfør. Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer.

  • Ikke ferdig med dokumentet: Samme som ovenfor, men ikke hak av marker dokument som ferdig. Dokumentet vil fremdeles ha status R-reservert. Du vil kunne finne igjen dokumentet i venstremenysøket Under arbeid.