Lage utgående brev

Når du skal skrive et utgående brev knytter du det til en journalpost som igjen knyttes til en sak. Denne veiledningen viser deg hvordan du oppretter et nytt utgående dokument.


Hent frem saken hvor du vil skrive et nytt utgående brev. Hvis du skal svare på et innkommet brev, se egen veiledning.

Hent frem nedtrekksmenyen ved å klikke på journalpostikonet på journalpostfanen saken og velg Ny utgående.

lage brev

Du får da opp registreringsbildet hvor du skal fylle inn informasjon om brevet du skal skrive:

lage brev 2

Røde felt må fylles ut før du går videre:

  • Innhold: Innholdstittel skal være så beskrivende som mulig. Dette for at man enkelt skal kunne identifisere dokumenter i saken senere, og for at publikum skal kunne orientere seg på offentlig postjournal.
  • Mottaker: Legg inn mottaker(e) med adresses og eller epostadresse. I boksen «kortnavn» kan du legge inn adressekoder som henter fram komplett adresse til de mest brukte mottakerne. Liste over kortnavn finner du her

De andre feltene fylles ut/endres ved behov:

  • Status: står som (R) reservert til brevet ferdigstilles. Så lenge brevet ikke er sendt kan denne status settes tilbake til reservert om man skal gjøre forandringer. Når brevet er sendt (fysisk eller elektronisk) er det ikke lov å forandre status eller innhold. Brev som har status F (ferdig) går til dokumentsenteret for journalføring. Da får dokumentet status (j) journalført, og dokumentet blir konvertert til arkivformat (pdf). Når ett dokument er journalført er det ikke mulig å gjøre forandringer.
  • Journaldato: automatisk utfyllt
  • Dokumentdato: Tildeles automatisk den dagen journalposten opprettes
  • Dokumentkategori og forfallsdato: ikke tatt i bruk
  • Godkjennes av: Om brevet skal godkjennes av feks. leder før det sendes
  • Tilgangskode: Sett inn tilgangskode og hjemmel dersom dokumentet skal unntas offentlighet. Klikk på forstørrelsesglasset for å få opp alle tilgangskoder med hjemmel. Skjerm også de deler av tittelen som ev. inneholder sensitiv informasjon. Se egne brukerveiledninger for tilgangskoder og for skjerming dersom du er usikker.
  • Interne mottakere: Legg inn interne mottakere som kopimottakere. Bruk kortnavn eller søk opp. Disse interne mottakerne vil da få opp dette brevet i venstremenysøket mottatte journalposter

Når all informasjon er lagt inn i registreringsbildet klikk Lagre og nytt dokument. Du får da opp et bilde der du kan velge mal (utvalget varierer etter enhet du jobber ved).

Velg Rissa maler i kategori og velg riktig mal, klikk OK.

restanse 5

Du kommer nå inn i word, når har skrevet ferdig dokumentet klikker du på fanen Tillegg trykk så på Tilbake til ePhorte Web.

restanse 6

 

Du får da opp et spørsmål om du vil lagre dokumentet. Klikk Ja.

Det kommer så opp en boks der du får ulike valg:

  • Dersom dokumentet er helt ferdig:

restanse 7

Hak av Marker dokument som ferdig. Status blir da endret fra R-reservert til F-ferdig som betyr at arkivet journalfører dokumentet og legger det ut på offentlig journal. Klikk Utfør. Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer.

  • Ikke ferdig med dokumentet: Samme som ovenfor, men ikke hak av marker dokument som ferdig. Dokumentet vil fremdeles ha status R-reservert. Du vil kunne finne igjen dokumentet i venstremenysøket Under arbeid.

Som hovedregel skal man tilstrebe å ekspedere dokumentet elektronisk, har du ikke epostadresse til mottaker(e), eller dokumentet er unntatt offentlighet sender du det i posten. PS: Du må selv printe ut og sørge for å overbringe brevet til servicetorget for forsendelse.