Svare på brev – avskrive restanse

Når du som saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse. Restansen oppheves ved å avskrive dokumentet. Du får restanse på innkomne brev og N-notater. Dokumentet kan avskrives ved at du oppretter et svardokument eller du kan avskrive direkte.

Restanser

Du finner dine restanser ved å klikke på Min ubesvarte post i venstremenyen. En liste over alle dine restanser/ubehandlede innkomne dokumenter kommer opp til høyre i skjermbildet. Rødt flagg ved siden av journalposten betyr at du har restanse på den.

restanse 1

Ulike typer avskriving

Når du skal avskrive et innkommet brev har du tre alternativer:

  • Svar med utgående post, dvs skrive ett svarbrev til det innkomne brevet
  • Avskriv JP, dvs. avskrive restansen ved å ta det innkomne brevet til etterretning (TE) eller at en telefonsamtale med avsender avskriver restansen (TLF).
  • Svar med enkel e-post, dvs. at i stedet for å skrive et formelt brev til avsender skrives det en e-post. Dette bør kun benyttes i de tilfellene der det innkomne brevet er av en slik karakter at du kan tillate deg å svare med en uformell e-post.
  • restanse_2

Avskrive med nytt utgående brev

Finn den innkomne journalposten du ønsker å avskrive med et utgående dokument.

Klikk på journalposten og velg fra nedtrekksmenyen:

Besvar/Avskriv

Svar med utgående post

restanse_3

Du får opp avskrivningsvinduet med opplysninger fra det innkomne dokumentet.

restanse 4

 

Felt til utfylling:

  • Innhold: Tittel på det innkommende brevet kommer automatisk opp som tittel på svarbrevet. Dette er kun ett ugangspunkt for den nye tittelen på brevet. Rediger tittelen slik at det er så beskrivende som mulig i forhold til innhold i brevet. Evt. senstitive opplysninger må skjermes.
  • Tilgang: Sett inn tilgangskode/hjemmel dersom dokumentet skal unntas offentlighet. Skjerm også de deler av tittelen som evt. inneholder sensitiv informasjon.
  • Mottakere: Avsender på det inngående brevet kommer automatisk opp som mottaker.Under denne fanen kan du i tillegg endre mottaker (overskriv den som kommmer automatisk opp) eller legg til flere eksterne mottakere.
  • Interne kopimottagere: legg inn brukernavnet i feltet Saksbeh. og trykk på tabulatortasten på tastaturet. Dersom du ikke kjenner brukernavnet kan du søke opp den interne saksbehandleren ved å klikke på forstørrelsesglasset eller se på denne oversikten.

Når all informasjon er lagt inn, klikk Lagre og nytt dokument.

Du får da opp et bilde med de malene som du har tilgang til (utvalget varierer etter enhet du jobber ved). Marker den malen du skal bruke og klikk OK.

Når all informasjon er lagt inn i registreringsbildet klikk Lagre og nytt dokument. Du får da opp et bilde der du kan velge mal (utvalget varierer etter enhet du jobber ved).

Velg Maler Rissa kommune i kategori og velg riktig mal, klikk OK.

restanse 5

Kontroller at opplysningene fra journalposten flettes inn og skriv dokumentet. Du er nå inne i MS Word og kan bruke alle tilhørende funksjoner når du lager brevet .Når du er ferdig med dokumentet klikker du på fanen Tillegg i word og siden Tilbake til ePhorte Web, trykk ja på spørsmål om lagring.

restanse 6

Det kommer så opp en boks der du får ulike valg:

restanse 7

  • Dersom dokumentet er helt ferdig: Hak av Marker dokument som ferdig. Status blir da endret fra R-reservert til F-ferdig som betyr at arkivet journalfører dokumentet og legger det ut på offentlig journal. Klikk Utfør. Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et journalpostnummer. Restansen er nå fjernet (journalposten vil ikke lenger ligge under Min ubesvarte post i venstremenysøket).
  • Er du ikke helt ferdig med dokumentet eller skal du legge til vedlegg? Klikk Utfør. Dokumentet vil fremdeles ha status R-registrert. Du vil kunne finne igjen dokumentet i venstremenysøket Under arbeid. Restansen er ikke fjernet. Journalposten vil fremdeles ligge i venstremenysøket Min ubesvarte post.

Avskrive journalposten direkte

Noen restanser krever ikke at det skrives brev. Disse kan avskrives direkte med eller uten merknad. Kan det bli spørsmål om hvorfor restansen ikke er avskrevet med ett brev, er det ryddig å skrive en merknad om som forklarer dette.

Finn journalposten du ønsker å avskrive direkte. Klikk på journalposten og velg fra hurtigmenyen Besvar/Avskriv og Avskriv JP

restanse 8

Du får opp avskrivingsvinduet Avskriv journalpost direkte. Du får automatisk opp valget Tatt til etterretning, men du kan også velge Besvart pr epost fra nedtrekksmenyen. Dersom du har en merknad kan dette legges inn i merknadsfeltet. Bruker du TLF bør man skrive inn ett kort referat av samtalen. Disse merknadene blir lagret i systemet og kan være like sterk dokumentasjon som feks ett brev skrevet i ePhorte. Disse merknadene kommer ikke på offentlig journal, men blir brukt for å dokumentere hvorfor saksbehandler har avskrevet en restanse (i de tilfeller dette ikke er gjort med brev). Om det er åpenbart hvorfor man avskrevet en restanse er det ikke nødvendig å bruke merknadsfeltet, eks. når man får inn en underskrevet arbeidsavtale som man selv har sendt ut.

Nærmere forklaring på alternativene:

  • Besvart med epost: Denne skal IKKE brukes, skriver man en epost for å svare på restanse skal man bruke avskrivingsmetode Svar med enkel epost.
  • Tatt til etteretning: brukes når man merker seg innholdet i en meddelelse, uten at man tar stilling til det eller foretar seg noe
  • Besvart pr telefon: Denne krever at man skriver ett kort referat fra samtalen i merknadssfeltet
  • Tatt til orientering: brukes når man godkjenner at man har fått en redegjørelse om en sak

Avskrive med nytt utgående brev, men med annen mottaker

Det kan være tilfeller der det er naturlig å avskrive et innkommet brev med et nytt utgående brev, men til annen mottaker. I disse tilfellene skal avsender av det første brevet ikke være mottaker i det hele, men kan være kopimottaker. Dette kan fort medføre feilmelding dersom en ikke bruker følgende fremgangsmåte.

Finn den innkomne journalposten du ønsker å avskrive med et utgående dokument.

Klikk på journalposten og velg fra nedtrekksmenyen:

Besvar/Avskriv

Svar med utgående post

Du får opp avskrivningsvinduet Svar med brev med opplysninger fra det innkommende dokumentet. Fyll ut feltene som vanlig. I fanen Mottaker(e): kommer avsender av det innkomne brevet automatisk opp som mottaker. For ikke å få feilmelding når du redigerer/endrer mottaker må du overskrive mottaker med den nye mottakeren (ikke slett og legg inn ny, eller legg til i linjen under for så å slette den første linjen). Du kan etter dette også legge inn kopimottaker på linjen under dersom det er ønskelig. Når all informasjon er lagt inn, klikk Lagre og nytt dokument.

Avskrive flere restanser med ett brev

I noen tilfeller kan det være aktuellt å avskrive flere restanser med ett utgående brev.

  • Start med å lage en ny utgående journalpost. Legg til mottakere og ferdigstill brevet som vanlig. Når du har ferdigstilt brevet, gå til funksjonsikonet på den utgående journalposten. Velg funksjoner, angi som svar og inngående

restanse 9

  • I det nye vinduet trykker du på oppslagsikonet

restanse 10

  • Alle inngående brev med restanse/flagg i aktuell sak, vil nå være listet opp. Kryss av de brevene du vil avskrive og trykk legg til valgte rader, trykk lagre.
  • Du vil nå se at alle flere restanser er blitt avskrevet av ett utgående brev.