Opprette sak

En sak består av journalposter med dokumenter som inngår i en behandlingsprosess, og som kan føre fram til en beslutning.


Før du oppretter en ny saksmappe skal du alltid gjøre et søk i ePhorte for å se om det allerede finnes en sak på det du skal arbeide med.

Når du oppretter en saksmappe tildeles saken automatisk et unikt saksnummer.

Slik oppretter du en ny saksmappe

Klikk på ny mappe-ikonet. Pass på at feltet til høyre for ikonet er satt til valget Ny saksmappe.

ny_saksmappe

Du får opp bildet Ny saksmappe, hvor du fyller inn informasjon om saken. Denne informasjonen kalles metadata, og er søkbar i ePhorte når saksmappen er lagret.

Feltene merket med * må fylles inn.

ny_saksmappe_2

Utfylling av feltene

  • Dato: Utfylles automatisk
  • Tittel: Skal beskrive innholdet i saksmappen. En tittel skal være mest mulig beskrivende og presis. Dette vil gjør det enklere å søke etter saken senere. I tillegg til din egen tittel skal emnesaker starte med kommunenummer og en kategori. Doksenter vil uansett sette på denne kategorien, men gjør det gjerne selv. Oversikt over kategoriene finner du her
  • Obsdato: Du kan sette en dato som en huskelapp for deg selv. Du må selv søke frem obsdatoer du har satt på sakene dine (Avansert søk, i feltet Søk Etter skal det stå Saksmapper/mapper, i feltet obsdato fyller du enten inn eksakt dato eller intervall).
  • Mappetype: Brukes ikke normalt. Bare for noen spesifikke sakstyper/saksbehandlere.
  • Arkivdel: Arkivdel vil komme automatisk etter hvilken arkivdel som man jobber mest med. For saksbehandlere som jobber med forskjellige sakstyper er det viktig å orientere seg om hvilke arkivdeler man skal jobbe oppimot.

Klasseringsfanen

  • Klassering: Gjøres i det fleste tilfeller av dokumentsenteret. Saksbehandlere som jobber med en type sak bør påføre klassering siden det er den samme for alle sakene de jobber med. Klassering blir i alle tilfeller kvalitetssjekket av dok.senter.

Ansvarlig/tilgang-fanen

  • Tilgangskode: Brukes dersom saksmappen skal unntas offentlighet
  • Tilgangsgruppe: Brukes dersom en ad hoc-tilgangsgruppe eller en fast tilgangsgruppe skal ha tilgang til saken.

Klikk Lagre

Den nye saken lastes nå inn i saks/arbeidsvinduet i ePhorte.