Brukergrensesnitt

Ephorte består av 4 hovedfelt

  1. Venstremeny med predefinerte søk
  2. Søkeresultat
  3. Saksfelt
  4. Øvrige funksjoner
brukergrensesnitt

1. Venstremeny med predefinerte søk

Her vises alle predefinerte søk. Disse søkene settes opp av systemleverandør og dokumentsenteret. Men man kan også legge til egne søk – Her vises alle predefinerte søk. Disse søkene settes opp av systemleverandør og dokumentsenteret. Men man kan også legge til egne søk. Gjennomgang av venstremenyen finner du her

2. Søkeresultat

Dette vinduet vil til enhver til viser søkeresultat. Dette kan være søkeresultat fra de predefinerte søkene eller resultatet av ett eget søk. Dette vinduet viser også de forskjellige søkekriteriene etter valgene man gjør i søkefeltet øverst. Man kan sortere søkeresultatene med å trykke på fanene øverst i feltet.

3. Saksfelt

Saksfeltet viser hele saken med alle journalposter. Saksfeltet har 3 forskjellige visninger alt etter hvilket nivå man befinner seg. Hvert nivå har forskjellig visning og funksjoner, selv om de kan virke like. De tre nivåene er:

  1. Saksnivå (saksmappe)
  2. Journalpostnivå
  3. Dokumentnivå

1. Saksnivå

Viser hele saken med alle journalposter/dokumenter

saksfelt

Forklaring på fanene på saksnivå:

  • Klassering: Klassering av sakene. Emnesaker klasseres etter arkivkoder som er felles for alle kommuner. Objektsaker klassifiseres i tillegg med feks. personnummer, gårds og bruksnummer osv. Påføres i hovedsak av dokumentsenteret.
  • Merknad: «Gul Lapp» i ePhorte. Merknader kan registreres på mappe. Disse merknadene vil erstatte de tradisjonelle påtegninger som ble gjort på saksomslaget. Det er anledning til å registrere flere merknader på en mappe.Det er også anledning til å registrere merknader på dokumentene i mappa. Disse merknadene vil være påtegninger for behandling av den enkelte post i mappa.
  • Saksflyt: Arbeidsflyt. Flytskjemafunksjonalitet for flere oppgaver som hører sammen.
  • Lenker: Her kan man legge inn lenker til andre saker og/eller journalposter. Også mulighet til å legge inn lenker til internett.
  • Saksparter:Register som benyttes til å registrere personer eller foretak som har rettigheter som part i saken.
  • Saksdetaljer: Viser noen detaljer om saken.
  • Presedens: I saker som danner presedens er det mulig å registrere tilleggsinformasjon om det prinsipielle vedtak som er fattet. Presedensregistrering opprettes fra den saksmappen som inneholder det prinsipielle vedtaket.
  • Faktura: Det er mulig å opprette et fakturagrunnlag. Dette er et ”punche” grunnlag som kan benyttes ved registrering i faktureringsystem.

2. Journalpostnivå

Viser journalposten med evt. vedlegg

journalpostfelt

Forklaring på fanene på journalpostnivå:

  • Dokumenter: Viser hoveddokumentet og evt. vedlegg. Her finner du også funksjonaliteten for å legge til vedlegg
  • Merknader: Samme funksjon som på saksnivå. I tilegg vil merknader skrevet ved avskrivning av restanser legges her.
  • Dokumentflyt: Arbeidsflyt. Flytskjemafunksjonalitet for flere oppgaver som hører sammen.
  • Behandlinger: Legge saksframlegg og andre journalposter til politisk behandling.
  • Lenker: Her kan man legge inn lenker til andre saker og/eller journalposter. Også mulighet til å legge inn lenker til internett.
  • Avsender/mottaker: Gir oversikt over alle avsendere og mottakere, inkludert interne mottagere og kopimottagere
  • Journalpostdetaljer:Viser metadata om journalposten.

3. Dokumentnivå

Siste nivå har liten funksjon for saksbehandlere. Viser blant annet hvem som har laget/registrert en journalpost. Har også dokumentet i ett arkivformat og det originale formatet.

4. Øvrige funksjoner

Gjennomgang fra venstre til høyre:

  • Nedtrekksmeny 1: Valg av forskjellige roller, om man har blitt tildelt dette.
  • Knapp 1: Knapp for ny saksmapp eller andre typer mapper/kataloger man har valgt fra nedtrekksmeny 2
  • Knapp 2: Knapp for å starte søk, type søk velges i nedtrekksmeny 3. «Avansert søk» anbefales!
  • Knapp 3: «Send lenke» funksjonaliteten er ikke aktivisert pga. den tekniske løsningen som kjøres av Fosen IKT
  • Knapp 4: Knapp som lar der bytte mellom søke og saksvinduet for å utnytte skjermbildet bedre. For å få tilbake begge vinduer «drar» man ned saksvinduet
  • Knapp 5: «Logger på ePhorte» lar deg skifte til søk i andre databaser og logge seg på kurs-serveren.
  • Knapp 6: Help funksjonen til leverandøren av ePhorte.
  • Knapp 7: «Alternativer», inneholder urelevant funksjonalitet for saksbehandlere/ledere

Manøvrering i saksvinduet

Mange roter seg bort i disse tre forskjellige visningene siden de er så like. Det anbefales å holde seg på saksnivå så lenge man ikke skal gjøre noe mer spesifikt med en journalpost. På saksnivå har man tilgang til de fleste funksjoner . ePhorte vil ofte jobbe slik at man havner på journalpostnivå. Da anbefales det å gå tilbake til saksnivå. Man kan hele tiden se hvor man er på «du er her» -linja og man kan komme tilbake til saksnivå ved å trykke på denne

manovrering

Man kan se vedlegg til en journalpost uten å trykke seg til jp-nivå. Ved å trykke helt til venstre åpner en visning som viser vedlegg uten å ta deg bort fra saksnivået